مشروع تنظيم حفلات وطرق التسويق للمشروع
مشروع تنظيم حفلات يعد من أكثر المشاريع الناجحة والتي تدر أرباحًا خيالية في الوقت الحالي، حيث إن الكثيرين يلجؤون إلى منظمي الحفلات خاصة في حفلات الزفاف وأعياد الميلاد والغناء وغيرها من المناسبات الأخرى، وتقام أغلب هذه الحفلات في داخل القاعات أو في الأماكن المفتوحة أو في المنازل، مثل حفلات الخطوبة والحنة وأعياد الميلاد وغيرها، وتحتاج إلى جهد كبير ومعرفة أفكار جديدة لإقامتها، تابعونا من خلال نادي التجارة الخليجي.
مشروع تنظيم حفلات وطرق التسويق للمشروع
- تعتبر إقامة الحفلات بأنواعها المختلفة من الأمور المهمة التي تحتاج الكثير من الوقت والجهد والأفكار المختلفة والحديثة لإقامتها.
- بالإضافة إلى أن القائمين على تجهيز الحفلات هم من تقع عليهم المسئولية كاملة عن جميع تفاصيل الفنادق والقاعات التي من المفترض إقامة الحفلات والمناسبات بها.
- كما أنهم يقومون أيضًا بحل جميع المشاكل والصعاب التي تواجه أصحاب الحفل، سواء كان العروسين أو الراغبين في إقامة أي نوع حفلات آخر من خلال حجز القاعة وتزيينها.
- ومن الممكن أيضًا إقامة مشروع الحفلات من خلال الأون لاين، فإن كان الشخص لديه خبرة كافية لتنظيمها وملمًا بجميع القاعات والفنادق والحجوزات المتعلقة بتنظيم الحفلات يمكنه البدء في مشروع تنظيم الحفلات أون لاين ومن ثم يتم توسيع تأسيس الشركة.
- أما إن توفر لديه رأس المال وهو يرغب في إنشاء مشروع لتنظيم الحفلات فإنه لا بد له من اختيار مكان مناسب له، لأن ذلك يعد من أهم عوامل نجاح المشروع أو فشله، وسيؤثر بشكل إيجابي عليه، لذا يجب اختيار مكان آمن ومعروف ليتوجه العملاء إليه.
أساسيات تنظيم الحفلات
من أجل إقامة مشروع تنظيم حفلات ناجح هناك أساسيات يجب اتباعها، وهي:
الالتزام بالمواعيد
تعد المواعيد أهم عامل في نجاح أو فشل أي حفلة أو مناسبة، لأنه دون وجود جدول دقيق للمواعيد تختلط أوقات الحضور ومواعيد تقديم الفقرات والموسيقى والطعام وغيرها، مما يترتب عليه تحول الحفلات إلى فوضى في غنى عنها.
لذا هناك عدة أمور يجب مراعاتها، وهي:
- الاحتفاظ بجدول المواعيد لمعرفة مواعيد بداية ونهاية كل فقرات الحفل.
- وضع وقت احتياطي قليل تحسبًا لإمكانية حدوث أي أمر طارئ.
- إرسال الدعوات قبل ميعاد الحفلة بوقت كاف، مع التأكيد عليها.
- مراجعة جميع الخطوات قبل بدء الحفلة مرات عديدة.
- كتابة أرقام بعض خدمات السيارات المجهزة في حالة حدوث أي أمر طارئ.
- تأكيد المواعيد مع خدمات الطعام والفريق الذي سيعمل الحفل بوقت كاف.
العمل على التدريب أكثر من مرة
يعد التدريب على الحفل من أكثر الأمور أهمية، خاصة في الحفلات الكبرى التي من المتوقع وجود أعداد كبيرة من المدعوين بها، مع مراعاة عدة أمور هي:
- التأكد من توفير أماكن هادئة بعيدة عن الموسيقى الصاخبة لبعض المدعوين الذين يفضلون الهدوء.
- توفير أماكن منسق الموسيقى والتأكد من توصيل الوصلات الكهربائية التي يحتاج إليها.
- ضرورة التأكد من أن الإضاءة جودتها جيدة في مكان الحفل.
- تنسيق المقاعد بنظام والتأكد من جميع التنسيقات الأخرى الخاصة بالطاولات والزهور.
- التدريب على التوقيت الخاص بدخول العروس مع الموسيقى في الوقت المناسب، وأيضًا قائمة تشغيل الموسيقى في حالة كان الحفل خاصًا بالزفاف.
اختيار منظمي الحفلات بعناية
يحتاج العمل في تنظيم الحفلات إلى حسن اختيارك للأشخاص منظمي الحفلات والذين سيقومون بباقي الأعمال، والتأكد من خبرتهم وكفاءتهم في هذا المجال كما يلي:
- أن يكون مساعدو الحفل أهل ثقة وألا يتغيبوا عن ميعاد الحفل لكي لا يختل نظامه.
- تقديم الخدمات من أشخاص محترفين، مثل ركن السيارات وخدمات تقديم الطعام والشراب.
- تنسيق الموسيقى باحترافية، لأنه يجب اختيار منسق موسيقي ملتزم بمواعيده للقيام بعمله وأن يكون كفئًا وله خبرة كبيرة في هذا المجال.
مشروع تنظيم حفلات الأطفال
هناك الكثير من الأفكار الخاصة بتنظيم حفلات الأطفال المتمثلة في أعياد الميلاد وحفلات النجاح وغيرها من المناسبات الأخرى، وهناك عدة أمور يجب مراعاتها في حفلات الأطفال، وهي:
مكان مشروع حفلة الأطفال ومساحته
- يجب أن يكون كل منهما مناسبًا لعدد المدعوين لحفل الأطفال، سواء كان الحفل في الحدائق أو النوادي أو المدارس أو الحضانات أو غيرها من الأماكن الأخرى.
التجهيزات الخاصة بمشروع تنظيم حفلات الأطفال
وهي المتمثلة في:
- طاولات وكراسي صغيرة خاصة بالأطفال.
- القيام ببعض الأعمال الفنية التي يحبها الأطفال.
- توافر بعض الملابس الخاصة ببعض الشخصيات الكرتونية التي يحبها الأطفال، مثل سبونج بوب وتوم وجيري وميكي ماوس وغيرهم.
وهناك بعض الأدوات الضرورية التي يجب توافرها في الاحتفال، وهي:
- جهاز كبير لتسخين الماء.
- أوراق وأدوات لحفظ الطعام.
- ملعب حجمه متوسط.
- توافر جهاز فقاعات وبخار وبعض الملاعق والأطباق والمناديل الورقية.
توفير العمالة المناسبة
- يتطلب مشروع حفلات الأطفال وجود صاحب المشروع مع مساعدة شخص آخر له ليقوم بعمل الأعمال الترفيهية الخاصة بالأطفال وإقامة الحفلات، لضمان نجاح المشروع وتنفيذه باحترافية عالية.
المكان المطلوب لمشروع تنظيم حفلات
توجد عدة أشياء يجب مراعاتها عند اختيار مكان مشروع تنظيم الحفلات وهي:
- يعتبر إنشاء شركة أو مكتب لتنظيم الحفلات من أكثر العوامل التي يتطلبها مشروع تنظيم الحفلات، حتى يستطيع صاحب المشروع الاتفاق مع العملاء والتعامل معهم والتوصل إلى ما يريدونه.
- ويعد اختيار الموقع المناسب والصحيح لمشروع تنظيم الحفلات أهم شرط لإنشائه، على أن يكون بجانب المناطق الحيوية والسكنية المناسبة لجذب أكبر عدد من العملاء.
- لذا لا بد على صاحب مشروع تنظيم الحفلات أن يختار المكان بعناية كبيرة، ويقوم بعمل الديكورات التي تجعل العميل عند رؤيتها يشعر بأنه سيجد ما يبحث عنه، لأن ذلك يبعث الراحة النفسية للعميل، والذي يعد من أهم العوامل.
العمالة المطلوبة لمشروع تنظيم حفلات
يعتبر من المهم توافر العمالة المناسبة للمساعدة في أمور مشروع تنظيم الحفلات الخاصة بتجهيز الأماكن وترتيبها، وهناك أمور يجب توافرها عند اختيار العمالة المطلوبة للمشروع، وهي:
- وجود شخصين أو أكثر ليقوموا بأعمال الديكورات التي تم الاتفاق عليها مع العملاء.
- يجب توافر قسم للسكرتارية ليقوم باستقبال جميع استفسارات العملاء والرد عليها مع تنظيم مواعيد العملاء ومقابلاتهم.
- ضرورة تعيين مندوب تسويق المشروع، ليعمل على البحث عن العملاء، كالشركات والفنادق والمدارس وحضانات الأطفال، ليجهز الحفلات لهم.
وتعد جميع هذه العوامل مهمة جدًا لنجاح المشروع في فترة قصيرة، مع الحصول على الشهرة الكبيرة والسمعة الجيدة، مما يترتب عليه العائد المادي والربح الجيد للمشروع.
كيفية التسويق لمشروع تنظيم الحفلات
توجد الكثير من الأمور التي يجب وضعها في الاعتبار للتسويق إلى مشروع تنظيم حفلات وهي:
- التسويق الجيد للمشروع من خلال وسائل التواصل الاجتماعي على الإنترنت، عن طريق تأسيس موقع خاص بصاحب المشروع وبشركته.
- الترويج لموقعك الخاص بالمشروع من خلال عرض الخدمات التي يقدمها والأسعار وأرقام الهاتف والعروض التي يقدمها بمناسبة افتتاحه وبعض الكتالوجات الخاصة بأفكاره.
- طباعة الكثير من الإعلانات المشتملة على الخدمات التي تقدمها شركة صاحب المشروع، ومن ثم توزيعها على جميع المعارف والأصدقاء وقاعات إقامة الحفلات والفنادق الكبرى والنوادي.
مشروع تنظيم حفلات يعد من أكثر المشاريع المربحة والمهمة والخاصة بجميع المناسبات، مثل الأفراح وأعياد الميلاد وغيرهما، ويحتاج إلى الكثير من التخطيط والتنظيم والعمالة الماهرة ومعرفة كيف يتم تسيير الأمور به بخطوات ناجحة وواضحة، بالإضافة إلى وجود أمور كثيرة أخرى يجب وضعها في الحسبان عند إقامة المشروع.
