ما هي أفضل طرق الشراء في إدارة المشتريات بالأساليب الحديثة

طرق الشراء في إدارة المشتريات .. هناك العديد من الإجراءات المطلوبة حتى تتمكن من الحصول على أي سلعة أو خدمة، بالإضافة إلى أن هناك بعض الخطوات التي يقوم بها أصحاب المشاريع من أجل الحفاظ على المشتريات وتحقيق الربح منها، لهذا إذا كنت تود معرفة بعض المعلومات عن طرق الشراء في إدارة المشتريات تابع معنا هذا المقال.

ما هي أفضل طرق الشراء في إدارة المشتريات بالأساليب الحديثة

هناك العديد من الخطوات التي سوف تساعدك على معرفة طرق الشراء في إدارة المشتريات التي تود شرائها ولن تأخذ منك أي وقت:

• تحديد احتياج الشركة: أولى الأمور التي تُمكن الشخص من معرفة طرق الشراء في إدارة المشتريات وحتى يتمكن من شراء سلعة أو خدمة يجب أولاً أن تكون على دراية باحتياجات الشركة وتحديد المواد المطلوبة لتشغيل العمليات داخل الشركة، كما أنه يجب أن تضع الشركة خطة مالية قبل عملية الشراء.
• تقييم البائعين: في البداية يجب أن يتم العثور على المورد الذي يقوم بتلبية احتياجات الشركة، بالإضافة إلى جودة هذا المنتج، كما يجب أن تتضمن معايير البحث كمية إنتاج الشركة المصنعة وخدمة العملاء إلى آخره.
• من ثم التفاوض على السعر وإرسال طلب الشراء يجب على الطرفين تسوية الحصول على الخدمة أو المنتج والتفاوض على السعر من خلال التعاقد الذي يكون بين الشريكين.
• بالتالي سوف يتم دفع ثمن الخدمة أو المنتجة والتحقيق في المشتريات  بعد وصولها إلى مكان العمل، من خلال البيانات المذكورة في الفاتورة حتى يتم التأكد من المنتج أو الخدمة.
  

أنواع الشراء

سوف تتعرف على أنواع الشراء وأهمية كل نوع بعد أن تعرف على طرق الشراء في إدارة المشتريات ومن أهم الأنواع:

• المشتريات المركزية: ويتم في هذا الوع تحديد أنواع الشراء على نفس المستوى أو مستوى واحد، وتعرف تلك العملية بالشراء المركزي، وعادةً ما يتم إنشاء قسم منفصل في كل مشروع أو شركة، يعرف بقسم المشتريات.
• لهذا بعد عمل مسح ومعرفة احتياجات الشركة ومتطلباتها من المشتريات تقوم الإدارات بإرسال جميع طلبات الشراء إلى قسم المشتريات بالتالي يقوم القسم بترتيب عملية الشراء.
• المشتريات اللامركزية او الموضعية: ويعتبر هذا النوع مناسب أكثر إذا كان لدى الشركة أو المصنع أية مخاوف، أو عندما يكون هناك أكثر من شخص يقدم نفس الخدمة أو المنتج، كما يحق لكل دائرة أو مصنع إجراء عمليات الشراء، من ثم يتم تعيين وكيل للشراء.
• حتى يقوم بفرض سياسات الشراء العامة، كما أنه يقوم بالحصول على تقارير دورية من جميع الوكلاء الخاصين بالشراء، كما أن هذا النظام له بعض المزايا وبعض العيوب بالإضافة إلى أنه يقوم بفرض سيطرته على المواد.
• ويتوقف النوعين من الشراء على حجم المنظمة التي تحتاج إلى الشراء واحتياجاتها حتى تتمكن من العمل في أحسن صورة.

أهداف الشراء

 هناك العديد من أهداف الشراء التي يجب تحقيقها لك مورد وذلك من خلال طرق الشراء في إدارة المشتريات ومن أبرز تلك الأهداف:

• ويعتبر أحد الأهداف الأساسية للشراء هو شراء الكميات المناسبة والتي يحتاجها المورد أو الخدمة، حتى تستمر عملية الإنتاج.
• ثانياً يجب التأكد من أن الخدمة التي سوف يقوم المورد بشرائها أنها جيدة ومناسبة لاحتياجاته، أو المنتج الذي سوف يتم شرائه يجب أن يكون ذات جودة عالية أو مناسبة.
• ضمان الحصول على الخدمة في الموعد المحدد لها، أو يجب أن يتم توريد المنتج في الموعد الذي قام بتحديده قسم الإنتاج.
• بالإضافة على في حالة المنتج  يجب الاحتفاظ بالكميات الناتجة عن التلف أو التصادم إلى آخره.
• يجب أيضاً الحفاظ على مصادر الإمدادات المناسبة من خلال التواصل الدائم مع منتج المادة أو الخدمة، بالإضافة إلى التواصل مع المصادر البديلة.
• كما يجب أيضاً عمل جدولة لعمليات الشراء حتى يتم الحفاظ على سياسات الشراء قصيرة المدى.
• دفع أسعار متوسطة أو معقولة للموارد بحيث تتمكن من الاستثمار في المتاجر عند وضعها فيها عند الحد الأدنى.
• بالإضافة إلى أنه يجب الحفاظ على المركز التنافسي الذي تحتله أي شركة من خلال جودة المنتج الذي تقدمه، كما أن التواصل مع موردين جدد يضمن للشركة أفضل شروط توريد.
• ومن أخر الأهداف وأهمها الاعتماد على أفضل طريقة لشراء الخدمة أو المنتج، لضمان سلسلة تسليم من الموردين بالإضافة إلى تجنب أي مخاطر أو خسائر مالية للشركة.

إجراءات الشراء

هناك العديد من الإجراءات التي يجب اتباعها عن إجراء عملية الشراء وذلك بعد أن تعرفت على طرق الشراء في إدارة المشتريات لهذا إليك أهم الإجراءات:

• استقبال الطلبات وتحديد الحاجة: في البداية تقوم إدارة المشتريات من استقبال الطلبات من إدارة المخازن وتحديد الأصناف التي تحتاج إليها وبالتالي المطلوب شرائها.
• تحديد طريقة الشراء: هناك العديد من الأساليب التي يمكن إتباعها أثناء عملية الشراء، والهدف من ذلك هو تحديد طريقة الشراء أولاً قبل اختيار المصدر الذي سوف يتم الشراء منه.
• بالتالي تأتي النقطة التالية وهي تحديد واختيار مصدر الشراء: هناك العديد من المصادر التي يمكنك الشراء منها وهو ما تقوم بتحديده إدارة الشراء وذلك بناء على المعايير والأسعار التي تحددها إدارة الشراء.
• إصدار أمر التوريد والتعاقد: فيما معناه أن هذا المنتج قد نال إعجاب إدارة الشراء كما أن سعره مناسب للمبلغ الذي تم وضعه على حسب إدارة الشراء من ثم التفاوض للحصول على المنتج.
• المتابعة: وهي إتمام عملية التوريد وفقاً للعقد وتجنب المورد الأخطاء التي يمكن أن تحدث أثناء التوريد.
• الفحص والاستلام: بعد تسليم الموارد يتم فحصها ومراجعتها على حسب ما تم في العقد بين الموردين وبعضهم، ومن ثم قبول المواد أم رفضها لأنها لا تناسب الجودة التي تم وصفها في العقد.
• فتتم أيضاً عملية التأكد من العدد والوزن والنوع، وعدم وجود أي تلف ظاهري أو باطني، بالإضافة إلى يتم تدوين أي لكمية والمعاد الذي وصلت فيه والتالف منها.

تصنيفات الشراء

هناك العديد من التصنيفات الخاصة بعملية الشراء، لهذا يجب عليك معرفتها بعد أن تعرفت على طرق الشراء في إدارة المشتريات لهذا إليك أهمها:

• الشراء للتجهيز أو لعملية التصنيع: ويوجد هذا النوع في المشاريع الصغيرة، وهنا تظهر عملية التكامل بين أنشطة الشراء والأنشطة الأخرى كما أنه يتطلب من إدارة المشتريات التأكيد على مواصفات المواد المطلوبة، والتي تقوم بطلبها إدارة الإنتاج ويتم التأكد منها من حيث الجودة وغيره من المعايير الأخرى.
• الشراء بهدف الاستهلاك: وهذا النوع يعني ما يقوم الشخص باستهلاكها، ويتمثل ذلك من خلال شراء حاجاته المتنوعة، بالتالي يجب على المواد التي يقوم المستهلك بشرائها أن تلبي احتياجه لها.
• الشراء بهدف البيع: ويكون هذا النوع بكثرة في المؤسسات التجارية، وذلك من خلال بحث العميل عن السلعة التي يرغب فيها المستهلك، وهذا النوع لا يتطلب عادةً وصف دقيق وتحديد للمواد، ولكن كل ما عليه فعله هو تحديد لطلبات العملاء بسعر مناسب لهم وتحقيق الربح  من خلالهم.

في النهاية بعد أن تعرفت على طرق الشراء في إدارة المشتريات بالإضافة إلى الإجراءات التي يجب أن تقوم بها كل عملية الشراء والأهداف التي تسعى إليها عملية الشراء، والأنواع والتصنيفات الخاصة بالشراء نتمنى أن نكون مددناك بالمعلومات الكافية عن الشراء التي تحتاجها.