كل ما تريد معرفته عن نظام المشتريات للشركات

نظام المشتريات للشركات تلك التي تساعد أصحاب الشركات على إدارة سلسلة التوريدات بالإضافة إلى الأنشطة اللوجستية المختلفة وبما في ذلك إدارة المستودعات مع إدارة الطلبات وكذلك إدارة المخزون فيما يخص أوامر البيع والشراء.

كل ما تريد معرفته عن نظام المشتريات للشركات

يتم دمج كل هذه الأنشطة مع البيانات المالية الخاصة بالشركة والمبيعات ايضاً مع إمكانية أن تساعد برمجيات التوزيع بالجملة الشركات على تحسين رضا العملاء وتقلل من اوقات الطلب بالإضافة إلى أنها تقوم بمراقبة التكاليف وذلك عبر سلسلة التوريد والتوزيع بأكملها.

وفي السطور التالية وضمن السلسلة التي نُقدمها لكم مؤخرًا نُسلط معكم الضوء على موضوع نظام المشتريات للشركات.

فوائد إدارة المشتريات

إدارة المشتريات تتوفر على الكثير من الفوائد والتي تساعد الشركات على التغلب على كافة المشكلات وتذلل من الصعاب المختلفة ومن أبرز فوائد إدارة المشتريات ما يلي :-

• تساهم في متابعة ورقابة كافة الحركات التي تتعلق بالمبيعات وتتعلق أيضاً بالموردين.
• تساعد على متابعة سداد الفواتير الخاصة بكل مورد من الموردين.
• إمكانية إضافة قيمة المصروفات وذلك على قيمة المشتريات.

تعريف نظام المشتريات للشركات

فيما يخص تعريف نظام المشتريات للشركات فإنها تعد واحدة من الإدارات الكاملة التي تعمل على إعداد دورة الشراء داخل المؤسسة وذلك بداية من تسجيل الطلب الخاص بصرف الأصناف بالإضافة إلى معرفة الأشياء الموجودة منها في المخازن.

يعمل نظام المشتريات للشركات أيضاً على إصدار طلب شراء الأصناف الغير متوفرة في المؤسسة أو الشركة مع إصدار الأوامر التي تساهم في السماح للموردين بالشراء مع إثبات فواتير المشتريات بكافة الأنواع والأشكال سواء كانت تلك الفواتير خاصة بالسلع أو الخدمات.

لا تقتصر الخدمات التي يتم تقديمها بواسطة نظام المشتريات للشركات على ذلك فحسب بل أنها تعمل أيضاً على تحميل كافة المشتريات ببعض المصروفات والتي تم إنفاقها مثل التكاليف الخاصة بالنقل وغيرها من الأمور الاخرى.

ضبط التكاليف

تستثمر بعض الشركات في حلول المشتريات من أجل بسط العملية الخاصة بالتوريد وذلك حتى التسوية وإتمامها بنجاح مع ضبط التكاليف وذلك عن طريق توجيه العمليات الخاصة بالشراء للموردين المعتمدين ويوفر نظام المشتريات للشركات ما يلي :-

زيادة التأثير على الإنفاق

أولى الأمور التي يتم توفيرها بواسطة نظام المشتريات للشركات زيادة التأثير على الإنفاق حيث لا تزال مؤسسات المشتريات تعاني فيما يتعلق بعمليات الشراء التي تحدث خارج إطار العمليات والسياسات الرسمية في الوقت الذي تعمل على تعزيز عمليات الشراء.

يعمل نظام إدارة المشتريات على تسهيل وصول الموظفين إلى كافة الأمور التي يحتاجونها مع توجيه عمليات الموردين إلى الأشخاص المعتمدين من أجل الشراء وتطبق تلك الأنظمة بعض السياسات وكذلك الضوابط الخاصة بإدارة الانفاق المؤسسي.

يعمل تطبيق سياسات وضوابط إدارة الإنفاق المؤسسي عن طريق تدفقات أوامر الشراء القابلة للتدقيق م أجل ضمان الموافقة على طلبات الشراء وذلك بصورة صحيحة وجيدة بعيدة كل البعض عن أي من الأخطاء التي قد تحدث.

تعزيز الكفاءة وإتمام عملية الشراء من التوريد حتى التسوية

ثاني الأمور التي يتم توفيرها بواسطة نظام المشتريات للشركات تعزيز الكفاءة وإتمام عمليات المشتريات من التوريد حتى التسوية وذلك عن طريق توحيد العمليات اليدوية التقليدية وتبسيطها وكذلك أتمتتها ما يجعل من الموافقات على الشراء تدار بسهولة.

في الوقت الذي يتم فيه تحرير الموارد من أجل إستخدامها على مستوى مزيد من الأنشطة التجارية وكل تلك الأمور يتم القيام بها بعد التغلب مشكلة تقديم المزيد من القيمة الاستراتيجية للشركة أو المؤسسة بسبب العمليات الشاقة التي تجري بين الحين والآخر.

تحسين إدارة التوريد

لم تنتهي فوائد نظام المشتريات للشركات على ذلك بل تعمل على تحسين إدارة الموارد وذلك لأنه من الضروري أن يتم تأهيل وكذلك تقييم إمكانية الموردين المحتملين وقدرتهم و امتثالهم إلى قواعد السلوك التي يتم اشتراطها بواسطة الشركة.

تصدر بعض التنبيهات الخاصة بموظفي المشتريات وقت إنتهاء صلاحية المؤهلات لدى أي من الموردين أو في الوقت الذي تتوفر فيه بعض المعلومات الجديدة التي قد تؤثر في مؤهلات المرود وتعمل على تغيير ملف تعريف المخاطر الخاص بالمورد.

توحد من دورة حياة العقد

في الوقت الذي تجري فيه بعض المفاوضات من المُمكن أن يقوم الأشخاص مراجعي العقود تسليط الضوء على المخاطر من أجل تحديد حالات الحياد عن اللغات القياسية بسرعة قياسية من أجل إجراء بعض التغييرات المطلوبة وللحصول على الموافقات المنصوص عليها.

كل هذه الأمور وأكثر يتم تنفيذها وقراءتها بواسطة الموردين قبل وضع الصيغة النهائية للعقد خاصةً التنبيهات تحظر على المستخدمين إنتهاء العقود من أجل ضمان إجراء بعض التجديدات في الأوقات المناسبة والحد من مشكلة التأخير.

الوظائف الأساسية لحل المشتريات المستند إلى السحابة

بعض المؤسسات الخاصة بالمشتريات الإستراتيجية تطالب بمجموعات متكاملة من شأنها قادرة على الجمع بين إدارة التوريد بالإضافة إلى إدارة العقود وإدارة المخاطر الاستباقية مع إمكانية الوصول إلى الدفع الخاص بالمعاملات.

عقب الإنتهاء من كل هذه المشكلات يمكن للشركات أن تستفيد من المعلومات فور اتخاذ القرارات الخاصة بها مع إدارة الأنشطة التجارية بصورة إستباقية بداية من التوريد وذلك حتى الوصول إلى التسوية.

حل إدارة المشتريات المتكامل والقائم على السحابة يتكون من الآتي :-

إدارة التوريد

المشتريات الإستراتيجية تبدأ بتأهيل الموردين وذلك قبل بدء المفاوضات حيث يتم تبسيط عملية جميع البيانات الخاصة بالموردين ومراقبتها من أجل ضمان أن يمتثل كل مورد من الموردين لسياسات الشركة المختلفة.

يتم جمع المعلومات الهامة فيما يخص تأهيل الأشخاص الموردين عن طريق بعض الاستبيانات الداخلية وكذلك الخارجية مع ملفات تعريف الخدمة الذاتية ويتم تحديد أفضل الموردين عن طريق تقييم المؤهلات الخاصة بكل مورد مع عوامل الخطأ وغيرها من الأمور الأخرى.

إدارة العقود

تعمل على توفير العقود والذي يعد واحدة من الأمور بالغة الأهمية حيث يتم تبسيط عملية إنشاء العقود وذلك عن طريق التأليف الموجه الذي يتم بعض المكاتبات الخاصة ببنود تمت الموافقة عليها في وقت سابق.

تقديم طلبات الشراء

من ضمن فوائد نظام المشتريات للشركات وجود تقديم طلبات الشراء حيث أنه في حالة عدم تنظيم عمليات الشراء بطريقة صحيحة أثناء الدورة التي تبدأ من الشراء وحتى الدفع تضيع بعض الأوراق والخطوات.

في الوقت الذي يضمن فيه أحد الحلول الحديثة لتحقيق تلك الموافقات عن طريق سياسات العمل والضوابط مع تقليل الإنفاق خارج العقد بتزويد الموظفين بتجربة شراء مثالية والتأكيد على المستهلك أن يقوم بتجربة تلك الطريقة.

تقديم طلبات الشراء تضمن إمكانات البحث القوية بالإضافة إلى قوائم التسوق المختلفة والنماذج الذكية وخبرات الشراء التي تم تخصيصها للأسعار والشروط وفق ما تم الإتفاق عليه من خلال كتالوجات الموردين .

الدفع

معالجة فواتير الموردين على الأغلب في كثير من الأوقات تكون بصورة يدوية ما يعرضها للخطر وكذلك الإهدار خلال المستقبل قبل أن يأتي الحل بداية من التوريد وحتى التسوية عن طريق تبسيط تلك الوظيفة وإتمامها بصورة مناسبة.

كل هذه الأمور وأكثر تساعد الأشخاص على الاستفادة من الخصومات الخاصة بالدفع المبكر ما يساهم في الحفاظ على التكاليف وتجعلها تحت السيطرة ويضمن ذلك نظام قوي لإدارة الدفع وتوفيرها بصورة إلكترونية بدل من الأمور الورقية للموردين.

وفي الأخير نكون قد إنتهينا من تقديم موضوع نظام المشتريات للشركات بعرض كافة المعلومات التي يجب على أصحاب المشاريع إتباعها من أجل الإدارة بالكيفية المثالية.