مشروع تنسيق حفلات – الإبداع والتميز في تصميم الأحداث الاستثنائية
مشروع تنسيق حفلات يمكنك القيام به؛ من أجل زيادة دخلك أو البدء في تصميم حياتك العملية بأقل التكاليف، حيث أنه لا يحتاج سوى رأس المال الذي تبدأ به عملية التشغيل فقط لا غير، أي من الممكن الاستغناء عن مكان التأجير بشكل مؤقت، لحين انتشار فكرته والبدء في تسجيل أرباحه، لذلك فهو المشروع الوحيد الذي يمكن الاستغناء عن بعض الأشياء فيه دون أن تؤثر على نسبة نجاحه؛ لأنه عبارة عن تصميم شكل الحفلات من حيث الديكورات وتصميم الطاولات واختيار الفقرات والوجبات، كل هذا بأسعار تناسب كل عميل.
نبذة عن مشروع تنسيق الحفلات
- هذا المشروع من أهم المشاريع الصغيرة التي تكبر مع الوقت ومن خلالها تستطيع أن تنافس العالمية في هذا المجال ويطلب منك تصميم كبري المناسبات المحلية والعالمية فيما بعد.
- هو عبارة عن توفير مكان وديكور ووجبات بأفضل الأدوات وأحدث التقنيات وبأقل تكلفة.
- عندما يطلب منك تصميم الاحتفال بأحد الأعراس، فعليك بتصميم الكوشة الخاصة بالعروس والعريس بشكل جذاب وألوان راقية وزاهية وديكور فريد من نوعه.
- أنت المسئول عن اختيار شكل الطاولات الذي يناسب الحفل فمثلاً الحفلات الرسمية والوطنية تكون الطاولات مستطيلة، أما الحفلات الخاصة فتكون الطاولات دائرية.
- عليك باختيار شكل المقعد ما بين بيضوي أو ملوكي.
- داخل هذا المشروع تقوم بتحديد نوع الأطعمة بالاتفاق مع العميل؛ لتقديم أفضل وجبة مكونة من أشهي الأكلات والحلويات والمشروبات.
- أنت المسئول في هذا المشروع عن اختيار الأغاني والأناشيد وترتيبها بشكل منظم يضيف البهجة على جميع الحضور، وتكتب كلمة يلقيها صاحب الاحتفال؛ لحسن ضيافة الحضور.
دراسة جدوى جاهزة لمشروع تنسيق حفلات
تجميع البيانات والمعلومات
- ابدأ في الإلمام بكل البيانات التي تخص المشروع؛ من أجل تحليلها واختيار الصالح منها واستبعاد غير المهم.
- أدرس السوق ومعرفة حالة العرض والطلب على هذا المشروع، بجانب دراسة المنافسين ومعرفة نقطة التطور التي وصولوا لها.
- ضع ميزانية تشمل خطة التجهيز وتكلفة الأدوات المطلوبة في إنشاء مشروع تنسيق الحفلات، بجانب تكلفة التسويق والدعاية.
- يجب أن تحدد عملائك المستهدفين لدراستهم بشكل عميق ومعرفة كافة متطلباتهم.
بند التكلفة والتمويل
- لابد من كتابة رأس المال المتاح لديك والذي هو بمثابة أول طوبة لبناء المشروع وتشتري بها المعدات والأدوات.
- انتبه إلى أن رأس المال هذا لا يمكن الحصول عليه إلا بعد تحقيق المشروع أرباح تغطي التكلفة وما تبقي يكون الربح الصافي، وبالتالي تستطيع قياس نجاح المشروع.
- من الضروري توفير مصادر تمويل أخرى؛ لمساعدتك إذا احتاج المشروع المزيد من الأموال.
- · أموالك الخاصة أو قرض أو مساعدة أحد البنوك ومؤسسات تمويل المشروعات الصغير وجمعيات التنمية هي أحد طرق التمويل.
دراسة فنية للمشروع
- في هذه الدراسة يتم اختيار موقع متميز؛ من أجل إنشاء مقر مشروع تنسيق حفلات وهو المكتب الذي يتسقبل فيه العملاء وتفهم متطلباتهم، ولكن إذا لم يسمح الأمر يمكنك الذهاب للعميل حتى باب منزله.
- لابد من وضع خطة للميزانية المطلوبة لتجهيز مقر المشروع وشراء الأدوات التي تستخدم في تجهيز الحفلات.
- يجب الانتباه إلى العمالة، حيث يجب عليك تحديد جنسياتهم وعدد سنوات الخبرة وقيمة رواتبهم.
بند التسويق
- من أهم البنود في دراسة الجدوى هو بند الدعاية والإعلان عن المشروع، أي يجب إقامة حملة إعلانية ممتازة؛ لإيصال فكرة المشروع لأكبر عدد ممكن من الأفراد، حيث يمكنك نشرها على مواقع التواصل الاجتماعي.
- يحتم عليك في هذا البند اختيار اسم جديد ومميز، بجانب علامة تجارية خاصة بك تبعد تمامًا عن الاقتباس من أي علامة أخرى؛ حتى لا يختلط الأمر على عملائك.
اقرأ أيضًا: مشاريع صغيرة ناجحة للشباب في السعودية : أفكار واقتراحات للبدء بمشروعك الخاص
أساسيات تنسيق مشروع تنسيق حفلات
تكوين فريق العمل
- اختر عدد من الأفراد يكونوا بمثابة مساعدين لك.
- ارسم خطة العمل إذا كنت تمتلك الخبرة الكافية في هذا أو اعتمد على مسئول ذو خبرة في تنظيم وتنسيق جميع أنواع الحفلات مثل أعياد الميلاد والأعراس والخطوبة وأعياد الزواج، بجانب المناسبات العامة والوطنية.
- كما يمكنك اختيار فرد أو اثنين مخصصين لكتابة الكلمة والخطاب الذي يلقى في المناسبات.
القدرة على تلبية احتياجات العملاء
- من الطبيعي أن يحدث اختلاف في الأذواق ووجهات النظر والميزانية التي يريد العميل دفعها، لذلك يجب أن تتمتع بالمرونة وتمتلك كافة الأدوات والأفكار التي تناسب كل عميل وتناسب قدرته المادية.
- يحتم عليك الاطلاع على كافة قاعات المناسبات أو التعرف على المكان الذي يتوفر لدي العميل داخل منزله، بجانب الاطلاع على ميزانية العميل؛ حتى تستطيع تحديد شكل وأدوات وتكلفة الحفلة بأسعار تناسب الجميع.
نوع المناسبة
- يجب أن تأقلم مشروعك على تصميم كافة أنواع الحفلات، وهذا يتم من خلال تزويد مكتبك بالإضاءة الكافية وأجهزة الصوت والليزر والكاميرات الفوتوجرافية وكاميرات تصوير الفيديو وشاشات العرض والمقاعد والطاولات.
- لابد من توفير الأدوات التي يتسخدم في الديكورات مثل الورد والستائر وجميع المواد الخام التي تستخدم في التزيين مثل الأقمشة والسجاد وغيرها.
نوع الطعام والشراب
- أي مناسبة لابد وأن تحتوي على استراحة يتم تناول الطعام والشراب بها من قبل المدعوين، لذلك يجب أن تختار نوع الطعام والشراب الذي يتناسب مع نوع الحفلة ومناسبتها؛ من أجل الاستعانة بطباخ محترف يقدم أشهى الأكلات في وقت قياسي.
- لابد من اختيار شكل الصحون والأكواب بما يناسب الحفلة، بجانب اختيار الطعام مثل التورته والجاتوه أو أطباق اللحوم والدجاج والأرز ومشروبات القهوة والمياة الغازية والعصائر وأطباق التمر وغيرها.
فقرات الحفل
- لا تغفل عن البرامج والفقرات التي سوف تعرض في الحفل والتي تتناسب مع نوع وشكل المناسبة، وبالتالي قم بإنشاء أكثر من برنامج واعرضه على العميل ليختار ما يناسب ذوقه.
- وفر إمكانية الاستعانة بأحد الفنانين المعروفين وأعرض على العميل هذا البند؛ لان هذا سوف يقوي مشروع تنسيق حفلات الخاص بك.
كيف ابدأ مشروع تنسيق الحفلات
- إذا كنت تفكر في افتتاح مشروع تنسيق حفلات ولم تمتلك الخبرة الكافية، فيوجد مراكز تقدم دورات تدريبية لإعداد مستثمرين صغار في هذا المجال، يمكنك الاشتراك بها للتعلم والتدريب على إدارة هذا المشروع.
- ابدأ في البحث على الانترنت أو احصل على كورسات أون لاين؛ للاطلاع على الخطوات الرئيسية؛ للقيام بهذا المشروع بشكل محترف.
- اطلع على طرق وأساليب جديدة لتنظيم الحفلات وفكر خارج الصندوق؛ من أجل التميز.
- لابد من تدريب نفسك على إيجاد حلول لكافة المشاكل التي ربما تواجهك أثناء إنشاء المشروع، وهذا يتم من خلال اكتساب المزيد من الخبرة.
- تعلم طرق الضيافة وأنواعها وكيفية تحديد نوع المناسبة وفن اختيار الزينة وطرق تركيب الديكور واتيكيت الحفلات.
- التعرف على دور وزارة السياحة وكيف تخدم مجال تنظيم الحفلات.
- اطلع على كل المعلومات الخاصة بخدمات المعارض والمؤتمرات وbuffets.
- تعرف على كل أنواع الأطعمة والمشروبات التي تقدم في المناسبات وتعلم كيفية توظيفها بشكل مثالي.
شاهد أيضًا: افضل مشروع ناجح في السعودية | 6 أفكار مشاريع ناجحة
تكلفة مشروع تجهيز حفلات
- إذا كنت تفكر في إنشاء مشروع تنسيق حفلات، فعليك تحديد مكان مقر المشروع ما إذا كنت تحصل عليه تمليك وبالتالي تحتاج إلى 350 ألف ريال سعودي أو إيجار فيتطلب منك دفع 9 الآلاف ريال سعودي كل شهر.
- متوسط تكلفة شراء أدوات تجهيز المقر يبدأ من 15 ألف دولار أمريكي؛ لأن من الأفضل أن تستوردها من الخارج، وبالتالي فإن رأس المال المطلوب لافتتاح المشروع، يجب أن يتراوح بين 16 و20 ألف دولار.
- تحتاج إلى 10 الآلاف دولار؛ من أجل شراء معدات الحفلات مثل أجهزة الصوت والصورة التي تمثل في سماعات وجهاز كمبيوتر وشاشات عرض وأجهزة ليزر ودخان وبلالين وكاميرات بمختلف أنواعها.
- وأخيرًا فإن التكلفة المطلوبة؛ من أجل القيام بهذا المشروع بدون الإيجار وفواتير المرافق والكهرباء تصل إلى 50 ألف دولار أمريكي.
أسئلة شائعة عن مشروع تنسيق حفلات
ما هي الأسس لكي تكون متعهد حفلات؟
حاول أن تكون على دراية كاملة بكل ما يحتاجه هذا المشروع، وذلك من خلال حضور مؤتمرات ومعارض تتحدث عن فكرته؛ حتى تستطيع إدارته بشكل محترف، بجانب تكوين علاقات من خلال حضور المناسبات تساعدك في الترشح؛ لتصميم كبري الحفلات والمناسبات.
كيف يتم تنظيم الحفلات المنزلية؟
نظم مقابلة شخصية مع العميل لمعرفة الميزانية المتاحة لديه؛ لأن على أساسها يتم اختيار قائمة الأدوات والمعدات المطلوبة واختيار مكان إقامة الحفل سواء بداخل منزلة أو خارجه وتحديد عدد الطاولات التي على أساسها يتم دعوة الضيوف واختيار شكل الديكور وتحديد نوع المأكولات والمشروبات.
ماذا يوجد داخل الحفلات؟
مجموعة من الأشخاص ذات صلة ومعرفة ببعضهم البعض يتم دعوتهم لحضور مناسبة تعبر عن ذكرى اجتماعي أو دينية أو ثقافية أو مناسبة شخصية كعقد القران والزفاف وأعياد الميلاد؛ وهذا من أجل تقوية العلاقات بين الأشخاص.
