كيفية كتابة خطة عمل خطوة بخطوة
كتابة خطة عمل ملائمة للمشروع يعد من الأمور الضرورية قبل أن تبدأ تنفيذ المشروع، فعليك سؤال نفسك ما الذي تريد أن تصل إليه؟ والطريقة التي يمكنك خلالها الوصول لذلك، لأن فهمك للدافع وراء إرادتك بدء المشروع سوف يجعل من اليسير تنفيذ الرؤية وجعل الأمور التي يمكنك أن تقوم بها مرتبة على سلم الأولويات، ولكن عمل خطة عمل هو بداية فقط لأن الأمر يتطلب تطوير وتنمية مستمرة.
خطة العمل
خطة العمل تعتبر الدليل الذي يساعد أي مشروع جديد على أن يحدد أهدافه وطرق تحقيقها، ويشتمل الدليل هذا على خطوات غير مفصلة عن الأهداف طويلة الأجل للمشروع والاستراتيجيات التي من اللازم أن تتبع لكي تحقق تلك الأهداف، كما تشتمل على المخاطر المحتملة وطريقة التصدي لها.
أهمية عمل خطة عمل تكمن في أنها تساعد المشروع في تحديد أولوياته وبهذا قياس النتائج بناء على تلك الأولويات، كما تمنح موظفي المشروع رؤية واضحة عنه، وأيضًا عندما تكون خطط الأعمال ناجحة تكون العنصر الفعال الذي يقنع المستثمرين إذا رغبت في توسيع مشروعك.
هنا تجد: كيفية بدء مشروع تجاري ناجح | الأفكار وخطط العمل
عناصر خطة العمل
خطط العمل تتكون من مجموعة عناصر يكون معتمدًا عليها فحص كل العوامل التي تدخل في المشروع للتأكد من كونها مجدية، وهذه العناصر هي:
الهدف من المشروع
من اللازم أن تحدد أهداف خطة العمل القريبة والبعيدة المدى والتي تحاول أن تنفذها، وطريقة تنفيذها، إذ يمكن تحقيق هذا بطريقة عملية عن طريق تحديد تصور يتسم بالوضوح، فمثلًا إذا كنت تريد أن تطلق منتج جديد، فمن اللازم أن تذكر قيمته وهل السوق يحتاج إليه، إلى جانب حجم المبيعات التي تتوقعها في الثلاث سنوات الأولى بحد أدنى كي تقوم بتحفيز مصدري القرارات على النظر إلى خطة عمل مشروعك بطريقة جدية.
تحقيق الهدف
هنا سوف يكون عليك توضيح خطوات فعلية تجعلك تصل إلى هدفك المنشود، وتضع أسباب تتسم بالمنطقْية من شأنها تحفيز العملاء كي يشترون المنتج، لهذا عليك في تلك المرحلة أن تدرك التحديات والعقبات التي من الممكن أن تقف أمامك عندما تطلق المنتج وطريقة إدارتها والتعامل معها، إلى جانب طريقة التسويق للمنتج وتسعيره بشكل يضمن المنافسة مع أي منتج شبيه.
السوق المستهدف
عليك أن تجري أبحاث السوق كي يكون واضحًا أمامك قراءة عميقة تحليلية تفهم من خلالها بصورة حقيقة حجم السوق وكم المخاطر وهل هناك هامش ربح متوقع.
التفوق على المنافس
في ذلك الجزء من خطة عمل المشروع من اللازم أن تذكر طريقتك التي تخطط بها كي تتفوق على المنافس الذي يقدم خدمة تشبه ما تحاول تقديمه، وهل يتمتع مشروعك بميزة تنافسية تجعلك تحقق هدفك مثل أن يحل مشكلة ما لم يتمكن المنافس من حلها أو أن تقدم جودة أعلى منه بسعر أفضل، وكي تصل إلى هذا عليك أن تدرس المنافس بصورة جيدة وتقف على مواطن الضعف والقوة وطريقة التغلب على نقاط الضعف كي تجذب العملاء لك.
العملاء المستهدفين
كي تتمكن من عمل خطة تسويق تتسم بالنجاح من اللازم أن تتعرف على العميل المثالي بصورة دقيقة، وتحدد الخصائص التي يتمتع بها من ناحية العمر والبيئة الجغرافية والثقافة والاحتياجات التي يريدون تلبيتها، وهدفك من كل هذا أن تضع تصورات عن كيفية عرض المنتج مع الاهتمام بالمزايا التي يمكنها جذبهم.
رأس المال
ذلك العنصر من خطة العمل يقوم بتوضيح ميزانية المشروع والإيرادات المتوقعة، وهل يحتاج إلى موارد خارجية أم تكفي فقط الموارد الداخلية، وتذكر أنه عندما تكون البيانات صادقة سوف يساعدك ذلك على أن تحصل على موافقة من جهة التمويل إذا كنت تحتاج إلى تمويل، لأن الهدف من تلك البيانات هي أن توضح قدرة المشروع على أن يتحمل نفقات وتكاليف التشغيل وتحقيق الأرباح في المستقبل.
شاهد أيضًا: كيفية وضع خطة عمل قسم شؤون الموظفين
لماذا نكتب خطة العمل؟
يوجد سببان أساسيان وراء كتابة خطط الأعمال وهما:
- أن تكتب من أجل أن تنفذ استراتيجية المشروع وتحقيق أهدافه، وهنا على صاحب المشروع أن يحتفظ بنسخة من الخطة لنفسه.
- أن تكون تكتبها كي تعرض على ممول أو مستثمر أو لكي تجد شريك، وهنا عليك أن تركز على مجموعة نقاط أكثر من نقاط أخرى.
قواعد أساسية لكتابة خطة عمل
هناك مجموعة من النقاط اللازم وضعها في الاعتبار عند كتابة خطط الأعمال وهي:
أن تكون قصيرة
من اللازم أن تكون خطط العمل مختصرة وقصيرة وذلك لما يلي:
- صاحب المشروع يريد أن تقرأ خطة عمله، وفي الحقيقة لا يوجد شخص سوف يكون متفرع كي يقرأ خطة عمل مكونة من 40 صفحة مثلًا.
- خطط العمل هي وسيلة لإدارة وتطوير العمل، لهذا يعاد استعمالها وتعدِيلها أكثر من مرة، لهذا سوف يشكل عبء كبير عمل خطة عمل طويلة لأن بذلك تزيد فرصة عدم النظر إليها من الأساس إذا كانت طويلة.
قم بالتعرف على الجمهور المستهدف
عليك كتابة خطة عمل بلغة مفهومة للجمهور، فإذا كان مشروعك يطور أمور علمية تتسم بالتعقيد، لكن المستثمر المحتمل ليس عالم ولا يفهم تعقيد الكلمات العملية التي تستعملها، فمن اللازم أن تتكيف مع ذلك، فيمكنك وقتها اختيار مرادفات يفهمها العامة بدلًا من استخدام مصطلحات علمية متخصصة.
لا تشعر بالخوف
غالبية رواد الأعمال لا يتمتعون بخبرة ولا يحملون شهادة في ريادة الأعمال، هم مثلك فقط يعملون على التعلم بقدر استطاعتهم، وقد تشعر أت كتابة خطة عمل من الأمور الصعبة، ولكنها لا تجب أن تكون صعبة إذا كنت تحب المجال الذي تعمل فيه، لأن كتابة خطة عمل وجعلها قابلة للتطبيق لتطوير المشروع لن يعتبر وقتها من التحديات الصعبة كما تظن، ويجدر الذكر أنه ليس عليك في البداية أن تكتب خطة عمل دقيقة ومتكاملة، ولكن يمكنك أن تبدأ بواحدة بسيطة من فقط صفحة وحيدة كي تكون مرنة بشكل كافي وتقبل التعديل.
قد يهمك أيضًا: مشروع مدرسة خاصة كامل PDF الخطوات والشروط اللازمة لترخيص في السعودية
أنواع خطّة العمل
يوجد أكثر من نوع لخطة العمل، لأنها تختلف بالنظر إلى الهدف من ورائها ومن أهم أنواعها:
خطة عمل الأعمال التجارية
- تحتوي هذه الخطة على قائمة مدون بها الإجراءات التي من اللازم إكمالها لكي يتم إنجاز المشروع، إلى جانب أنها تشتمل على أقسام من شأنها توثيق الموارد اللازم توفرها وأي عقبات محتملة والنتيجة.
- يمكنك أن تستخدم خطة عملك من أجل أن تهيكل المراحل القادمة التي تصل في النهاية إلى تحقيق الأهداف طويلة الأجل.
خطِة عمل تصحيحية
- يمكن عمل خطة عمل تصحيحية من أجل أن توضح الخطوات التي تلزم للتعاطي من أيًا من المشكلات التي يمكنها تعطيل عمليات المشروع، إذ من الممكن أن يتمكن المشروع وقتها من تبسيط إجراءات المشكلة والتخلص من الأخطاء.
- من الممكن أن تأخذ إجراءات التصحيح أكثر من شكل، ويشمل ذلك تصميم المنتج من جديد، تدريب الأيدي العاملة أو عمل تحسينات أخرى.
- يعد نوع خطة العمل هذا من العوامل المهمة التي تعمل بصورة كبيرة على وضع خطط عمل تتسم بالتماسك.
خطة عمل توجيهيَة
يسعد عمل خطة عمل توجيهية على تحديد الإجراءات التي تنظم العلاقة بين صاحب المشروع والموظفين، إذ عن طريق هذه الخطة سوف تتعرف على الموضوعات التي عليك أن تركز عليها كسي تساعد الموظفين على تحديد أهدافهم المطلوبة من الناحية المهنية.
خطة عمل خاصة بالصيانة
تلك الخطة هي مستند يقوم بتحديد اللازم عمله للمحافظة على الأصول كي تكون حالتها جيدة، لهذا تساعد المعلومات التي ترد في نموذج الخطة على ضمان استعمال الأصل بكل إمكانياته، وسوف تتمكن عبر هذه الخطة من متابعة جدول الصيانة وإصدار القرار بخصوص التصرف في هذه الأصول عندما تكتمل المهمة.
خطة عمل المبيعات
هذه الخطة تقوم بوضع خطوات وإجراءات تتبع من أجل تحقيق أهداف المبيعات، وتركز على العلاقات والمعاملات التي من الممكن أن تبنى مع العملاء، وهذا النوع من الخطط من اللازم أن يجيب على تلك الاسئلة:
- ما هي شريحة العملاء المهمة لديك؟.
- ما هي نسبة الأرباح التي تستهدفها؟.
- ما هي طريقة تنظيم طاقم العمل كي تحقق النجاح؟.
خطة عمل الشركات الناشئة
تلك الخطة تتضمن مجموعة عناصر أساسية سوف تكون في حاجة إليها كي تجذب كل صاحب مصلحة ومستثمر لفكرة المشروع، وتشتمل تلك الخطة أيضًا على ملخص تنفيذي وخطة تسويق ونظرة مالية عامة والتفاصيل عن عروض الخدمات أو المنتجات وغير ذلك.
خطة عمل التطوير الشخصي
هذا النوع من خطط العمل يوفر تقييم بخصوص النمو الشخصي في ضوء التعليم أو الأهداف المهنية أو تطوير الذات أو العلاقات، والأمر هنا يكون معتمد في العادة على القيم والوعي والتفكير والتخطيط والوقوف على الأهداف.
خطة عمل تعليمية
هذه الخطة تسمح بمراقبة المتعلم الجديد عن طريق متابعة تحقيقه الأهداف التي تكون محددة من قبل، كما تقوم بتوفير مساعدات تعليمية وتجري تقييم شامل من خلال المجالس التعليمية.
خطة عمل التوظيف
هذا النوع من خطط العمل يساعد على تحديد نوع الموظفين الذين يحتاجهم المشروع وأعدادهم، وتتضمن مسؤوليات التعيين والتوظيف ووقت التعيين، كي يتم البحث عن الأيدي العاملة المحتملة والتعامل مع كل منهم في الوقت المعين لذلك.
خطوات كتابة خطة عمل
عمل خطة عمل تعتبر من الأمور اليسيرة إلى حدٍ ما، ولكن توجد مجموعة من الخطوات المهمة التي عليك أن تتبعها كي تستفيد من تلك الخطة استفادة قصوى، وهذه الخطوات هي:
قم بتحديد هدفك النهائي
إذا لم يكن واضحًا بالنسبة لك ما ترغب في تحقيقه وما تهدف إلى القيام به، فأنت على طريق الفشل، فإذا كنت تخطط لمشروع جديد فعليك أن تحدد مكانك والمكان الذي تريد الوصول إليه، وإذا كان هدفك علاج مشكلة معينة فعليك أن تحلل الموقف وتستكشف الحلول التي يمكن تنفيذها قبل أن تحديد الأولويات.
في تلك الخطوة من اللازم كتابة هدف يتسم بالوضوح قبل أن تنتقل إلى الخطوة التالية، وعليك أن تختار الهدف الذي يمتاز بالأمور التالية:
- أن يكون محدد واضح المعالم لا يتضمن أي جزء مبهم أو غير محدد.
- أن يكون قابل للقياس أي يتضمن مؤشرات يمكن قياسها لكي تتمكن من التقدم وتحديد هل أنت تسير بسرعة مناسبة أم لا؟.
- هل يمكن تحقيقه أي أن يكون من الأهداف الواقعية القابلة للتحقيق ضمن الوقت والموارد والخبرة والمال المتوفر وغير ذلك.
- أن يكون هدف متصل أي يتماشى مع الأهداف الأخرى.
- أن يكون يمكن إنجازه في مدة معينة أي له فترة زمنية محددة.
عليك سرد الخطوات التي من اللازم أن تتبع
بعد أن تحدد هدفك المطلوب عليك أن تعرف ما الذي عليك القيام بالتحديد للوصول إلى الهدف، ويمكنك أن تجيب على هذا السؤال عن طريق عمل نموذج تقريبي تسرد فيه كل المهام المطلوب تنفيذها إلى جانب مواعيد المهام النهائية والأشخاص المطلوبة منهم القيام بك مهمة.
من اللازم أن تعمل على مشاركة كل فريق العمل في تلك العملية وأن كل عنصر في الفريق يمكنه الوصول إلى النموذج التقريبي كي يطلع على قائمة المهام، وبتلك الطريقة سوف يكون كل الفريق على علم بأدواره والمسئوليات المطلوبة منه.
عليك أن تتأكد من أن كافة المهام محددة بشكل واضح ومن الممكن تنفيذها، فإذا كانت هناك مهام كبيرة أو معقدة، فمن الممكن تقسيمها إلى مهام صغيرة من السهل القيام بها وإدارتها.
حدد المهام الأولى بالتنفيذ وأضف مواعيد نهائية
- الآن حان الوقت كي تعيد تنظيم القائمة عن طريق تحديد مهام أولى بالتنفيذ، فهناك مهام من الممكن أن تؤجل إذا كانت سوف تسبب تعطل تحقيق مهام مهمة أكثر حاليًا.
- قم بإضافة مواعيد للمهام الأولى بالتنفيذ نهائية وعليها أن تكون مواعيد واقعية، ويمكنك أن تتناقش مع الشخص المطلوب منه تنفيذها لكي تتأكد من كونه قادر على أن يلتزم بالتسليم خلال الموعد المحدد بالكفاءة اللازمة.
حدد المعالم
هذه الميزة تتمثل في منح أعضاء الفريق إحساس بأنهم متطلعين إلى أمر معين، وتساعدهم حتى يبقوا متحمسين من أجل تحقيق تلك الأهداف حتى إن كان موعدها النهائي بعيد للغاية.
عليك البدء من آخر هدف ثم ترجع إلى الخلف خلال تحديد المعالم، وتذكر ألا تستهلك وقت طويل ولكن لا تخصص أيضًا وقت بسيط بين كل معلم وآخر، ويجدر الذكر أن أفضل ممارسة في تخصيص أوقات المعالم ترك بين كل معلم وآخر فترة 14 يوم تقريبًا.
حدد الموارد اللازمة
- قبل أن تبدأ المشروع من اللازم أن تتأكد من توفر كل الموارد اللازمة لكي تكمل كل المهام المطلوبة، وفي حالة عدم توفرها في الوقت الحالي، فمن اللازم أن تضع خطة كي تحصل عليها.
- من اللازم أن يتضمن ذلك أيضًا الميزانية، لهذا بإمكانك أن تعين جزء من خطة عمل المشروع كي تحدد تكلفة كل مورد.
قم بتصور خطة عملك
- الهدف من تلك الخطوة هو أن تنشئ شكل من الممكن أن يفهمه الجميع ببساطة ويكون قابل للمشاركة معهم.
- أيًا كانت خطة عملك تتخذ شكل جدول أو مخطط جانت أو مخطط انسيابي، فعليك أن تتأكد من كون العناصر التي تشتمل عليها واضحة.
- من اللازم أن يكون المستند هذا متاح للجميع ويمكن تعديله.
راقب وقيم وحدث
- عليك أن تخصص بعض الوقت كي تُقيم التقدم المحرز من فريق العمل، وبإمكانك أن تضع علامة على المهمات التي اكتملت وتلفت الانتباه إلى طريق تقدمك تجاه الهدف.
- هذه الخطوة سوف تمكنك من التعرف على المهام المتأخرة أو المعلقة، كي تتمكن من التعرف على السبب وتوفير الحل المناسب، ثم تحدث خطة عملك بناء على هذا.
الأخطاء الشائعة عند كتابة خطة العمل
هناك مجموعة من الأخطاء الشائعة التي عليك الانتباه لها عند كتابة خطة العمل وهي
فكرة عمل سيئة
ليست كل فكرة عمل تفوز في النهاية، لأن هناك حالات تكون الفكرة محاطة بالمخاطر، وبهذا لن تتمكن من إيجاد تمويل لها، وهناك أوقات أخرى تكون الفكرة مرتفعة التكلفة أو لا تتمتع بسوق.
عدم وجود استراتيجية خروج
يريد المستثمر الذي يقرأ خطة عملك أن يكون على علم بأمر واحد فقط وهو هل هذا المشروع مربح؟ فإذا لم تضمن خطة عملك استراتيجية خروج أو خطة للمستثمر يتمكن عبرها من ترك المشروع بأكبر قدر من الأرباح، فلن تكون أمامك إلا فرصة لا تذكر لكي تعثر على رأس مال.
طاقم عمل غير متوازن
المنتج المميز من الأمور التي عليك أن توفرها كي تبدأ مشروعك التجاري، ولكن طاقم العمل هو من سيأخذ المنتج المميز ويصل به إلى القمة، وللأسف عدد كبير من أصحاب المشروعات لا يهتمون بتوفير طاقم عمل متوازن، لأنهم يفترضون أن من سيقوم بقراءة الخطة يريد الإطلاع فقط على الأرباح المتوقعة ولا يقلق بشأن طريقة الوصول إلى تلك الأرباح، لهذا عليك الاهتمام بتوفير أيدي عاملة خبيرة في المجال الذي تنوي الدخول فيه لأنها عنصر مهم للغاية.
توقعات مالية مفقودة
الأرقام هي الجزء المثير بشكل أكبر للاهتمام داخل خطة العمل، فمن اللازم أن تضيف البيانات الخاصة بقائمة المركز المالي إلى جانب قائمة الأرباح والخسائر وقائمة التدفق النقدي وقائمة الدخل، وتذكر إضافة تحليل حسابات العائد على الاستثمار وتحليل نقطة التعادل لكي تكون خطة عَملك ناجحة.
أخطاء إملائية ونحوية
هناك أصحاب مشروعات يرون أن توظيف محرر محترف من الأمور المبالغ بها، وفي الحقيقة أن أفضل الشركات لديها محرر يقوم بمراجعة مستنداتها، لأنه في حالة تمكن أحد المستثمرين من اكتشاف خطأ مطبعي خلال قراءة خطة العمل، فلك أن تتخيل الطريقة التي يفكر بها الآن بخصوص طريقة إدارة مشروعك.
لهذا يمكنك في بادئ الأمر أن تستعين بمدقق إملائي أونلاين كي يساعدك في ذلك، وعليك الحذر من الاعتماد على الحصول على تلك الخدمة من تطبيقات الذكاء الاصطناعي لأنها لا تنجح في الكثير من الأحيان.
كيف تكتب خطة العمل خطوة بخطوة؟
- اكتب مسودة خاصة بالمُلخص التنفيذي.
- عليك وصف طبيعة العمل.
- ابحث في سوق العمل عن احتياجات العملاء وادرس المنافس.
- حدد طريق الإدارة.
- اذكر كل المنتجات أو الخدمات.
- حدد واكتب خطة التسويق.
- حدد خطة تنفيذية ولوجستية.
ما هي فوائد خطة العمل؟
- تُرتب الأفكار.
- تُقيم الجدوى.
- تعرفك أكثر وعن قرب على السوق.
- تبحث عن الاحتمالات التي يمكن عبرها تمويل المشروع وتسويقه وتنفيذه.
- تخطط بشكل واضح الطريق.
- تَتأكد من الجاهزية.
- تستطلع المتوقع من الصعوبات وهل المشروع مستعد لها.
- تحدد المتطلبات بدقة وواقعية.
بينا لكم اليوم ما هي خطة العمل وأهم العناصر التي تشتمل عليها وأنواعها المختلفة إلى جانب طريقة كتابة خطة عمل قوية وفعالة، وأهم الأمور التي من اللازم تجنبها عند كتابة خطة عمل كي تتمكن من القيام بدورها ويحصل صاحب المشروع من ورائها على الفوائد المطلوبة.
