كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية PDF بالتفصيل

نوضح لكم اليوم كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية ، وهذه الخطة بشكل عام تعتبر مسار أو استراتيجية مقترحة من أجل الوصول إلى هدف معينة، وفيما يخص إدارة المشروعات، تعتبر الخطة التنفيذية وثيقة تشتمل على كل الموارد والخطوات اللازم لتحقيق الهدف من المشروع، كما أنها تقوم بتوضيح إطار هذه الخطوات الزمني، وتعمل على جعل عمل المشروع موثق من الأول إلى الآخر، ولا تقف عند تحديد المهام والإطار الزمني لكل منها، ولكن تتعدى ذلك إلى الوقوف على الأشخاص الذين يقومون بتلك المهام.

كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية pdf

عدد كبير من المقبلين على إنشاء مشروع تجاري، يبحثون عن خطة عمل بصيغة بي دي إف جاهزة على إدخال البيانات من أجل اختصار الوقت والمجهود، لهذا يمكنك الحصول عليها (من هنا)

كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية

عند التحدث عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية قد يبدو أن الأمر سهل إلى حدٍ ما، ولكن من اللازم أن تتبع مجموعة من الخطوات من أجل الحصول على أفضل خطة عمل تنفيذية، وهذه الخطوات هي:

تحديد الهدف النهائي

إذا لم تكن متأكدًا مما تريد أن تقوم به، أو الهدف الذي تريد أن تصل إليه، فأنت على طريق الفشل، فإذا كنت تريد إطلاق أمر جديد، فعليك أن تخطط من مكانك الآن وتفكر أين ترغب في الوصول، أما إذا كنت تريد حل مشكلة بمشروعك، فعليك تحليل الوضع واكتشاف كل الحلول الواقعية، ثم تحدد أولوية كل حل منها، ثم حدد الهدف، ولكن قبل الانتقال إلى الخطوة التي تليها عليك أن تتأكد أن هدفك تنطبق عليه الصفات التالية:

• محدد: وهذا معناه أن هدفك محدد وواضح.
• يقبل القياس: عليك أن تتأكد من تواجد مؤشرات قياس كي تتمكن من الاستمرار في التقدم.
• يقبل التحقيق: وهذا معناه اختيار هدف واقعي ومن الممكن تحقيقه، بناء على الموارد المتاحة المدة الزمنية المخصصة له.
• متصل: أي أن يكون هدفك وثيق الارتباط بالأهداف الأخرى.
• له سقف زمني: وهذا يعني أنه محدد له تاريخ تحقيق أو انتهاء.

تحديد الخطوات المتبعة

• بعد أن بات هدفك واضح، من اللازم أن تقوم بتحديد الخطوات التي سوف تتبعها كي تصل إلى هذا الهدف، فعليك وضع جدول يشتمل على كل المهام المطلوب تنفيذها والتاريخ الذي تسلم فيه، والأشخاص القائمين على تلك المهام.
• ومن الأمور المهمة جدًا أن تتأكد من أن يشارك الجميع في عمل صياغة للخطة التنفيذية، وأن يطلع الجميع طوال الوقت عليها، وهذا كي يتمكنوا من متابعة المسؤوليات والمهام الواقعة عليهم ضمن إطار المشروع.
• وعليك أن تتأكد من كون كل المهام واضحة التحديد ويمكن تنفيذها، وإذا وقفت أمامك مهام معقدة أو كبيرة، فيمكنك أن تقسمها إلى أكثر من مهمة صغيرة، كي يكون من اليسير تنفيذها وعمل متابعة لها.

توزيع الأولويات وتحديد السقف الزمني

• آن الآوان الآن لكي تعيد ترتيب القائمة التي تشتمل على المهام بالنظر إلى الأولوية، فقد يكون من الأفضل إتمام مجموعة من المهام في بداية الأمر، لأن هناك مهام أخرى تكون معتمدة عليها.
• قم بتحديد سقف كل مهمة الزمني، وعليك التأكد من أنه سقف واقعي، ومن الأفضل أن تطلب رأي الشخص الذي سوف يقوم بالمهمة كي تكون متفهم هل هو قادر على إتمامها خلال تلك الفترة قبل أن تتخذ قرار بخصوص ذلك.

تحديد الموارد اللازمة

• قبل بدء أي مشروع، من اللازم أن تكون متأكد من كون لديك كل الموارد التي يحتاجها إنجاز المهام، وإذا لم تكون تلك الموارد متاحة حاليًا، فمن اللازم أن تقوم بوضع خطة كي تحصل عليها.
• أيضًا تشتمل تلك الخطوة على تحديد الميزانية الخاصة بالمشروع من أجل تقسيمها على المهام، لهذا عليك تخصيص عمود داخل جدول الخطة من أجل أن توضح التكلفة الخاصة بكل مهمة.

ضع تصورًا للخطة

• استكمالًا لمَوضوع كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية فهذه الخطوة الهدف منها وضع تصور بشأن الخطة يجعل الجميع يفهمونها من أول نظرة.
• أيًا كان هذا التصور على هيئة جدول أو مخطط انسيابي، فعليك أن تتأكد من كونه يشتمل بكل وضوح على المهام والمسؤولين عنها ومواعيد التسليم إلى جانب الموارد.
• أيضًا كن حريص على أن تشارك الجميع عند وضع ذلك التصور وأن يكونوا مطلعين عليه.

المراقبة والتقييم والتطوير

• عليك تخصيص جزء من الوقت كي تُقيم التقدم المحرز مع الفريق.
• قم بوضع علامة على أي مهمة أنجزت من الخطة، وهذا كي تلفت نظر الجميع إلى التقدم المحرز في اتجاه تحقيق الهدف.
• هذا الأمر من شأنه أن يلفت الانتباه أيضًا إلى المهام التي جاري إتمامها أو التي تأخر القيام بها، وسوف يدفك بناء على ذلك إلى التعرف على أسباب التأخير والتفكير في حلول مناسبة وإذا لزم الأمر يتم تعديل الخطة.

هنا تجد: كيفية كتابة خطة عمل خطوة بخطوة

مراحل إعداد الخطة التنفيذية

بالإضافة إلى الخطوات سالفة الذكر والتي بينها عن طريقها كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية ، هناك خطوات أخرى تكون مراحل إعداد هذه الخطة معتمدة عليها، وسوف نتحدث عليها بالتفصيل أكثر خلال السطور التالية:

• وضع الأهداف: هذه الخطوة يتم عبرها الوقوف على الأهداف التي من المفترض تنفيذها مستقبلًا.
• تحليل وتقييم البيئة: في هذه المرحلة يحلل الوضع الحالي والمتاح من الموارد أمام الأشخاص، والتي عن طريقها تنفذ كل الأهداف المطلوب تحقيقها.
• تحديد البدائل: من الأفضل أن توضع قائمة تشتمل على احتمالات تسير بناء عليها الأنشطة، لأنها بإمكانها أيضًا أن تساعدك في تحقيق الأهداف التي تريد أن تحققها بكل يسر وسهولة.
• تقييم البدائل: يفترض أن تضع قائمة عمل تعتمد عليها في التعرف على المميزات والعيوب التي تتضمنها الاحتمالات سالفة الذكر بشكل منفصل، أي مزايا وعيوب كل احتمال وحده، وهذا ضمن نطاق سير أنشطة العملية بشكل عام.
• اختيار الحل الأمثل: في هذه الخطوة من اللازم أن تختار الاحتمال الذي يشتمل على مزايا أكثر وعيوب أقل.
• تنفيذ الخطة: في هذه الخطوة في العادة يحدد الطرف الذي تقع عليه عملية التنفيذ، كما من اللازم الوصول إلى الموارد التي سوف توفر له، كما من اللازم معرفة الطريقة التي سوف يعتمد عليها عند تقييم الخطة، والتعليمات التي سوف تتبع عند إعداد التقارير.
• مراقبة وتقييم النتائج: هنا يتم التأكد من كون الخطة تسير بالطريقة المطلوبة ومثل المتوقع لها من أول الأمر، إلى جانب أنه من اللازم في هذه المرحلة عمل تعديلات على الخطة إذا كانت الأمور لا تسير كما يجب وكما متوقع.

قد يهمك أيضًا: كيفية وضع خطة عمل قسم شؤون الموظفين

شروط إعداد خطة عمل تنفيذية

عند الحديث عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية يجدر الذكر أنه توجد عدة شروط من اللازم أن تتوفر لها، وهذا كي تكون ناجحة، ومن هذه الشروط:

• قابلة للتحقيق: من اللازم أن تكون الخطة التنفيذية يمكن تحقيقها، لهذا من اللازم أن توضع بناء على مجموعة أسس واقعية وألا يعتمد على قائمة خيالية غير مناسبة للواقع.
• وضع وقت محدد لها: من اللازم أن يوضع لخطْة العمل التنفيذية وقت معين للتنفيذ، لأن الزمن من العوامل المساعدة على إتمام الخطة التنفيذية في الوقت الملائمة.
• من اللازم تكون خطة العمل قياسية تسويقية، ومن اللازم أن تتأكد من كون الخطة قد تمكنت من تحقيق الأهداف المطلوبة منها أم لا.
• من اللازم أن تضع خطة عمل تنفيذية ملائمة لامكانياتك، لأن الخطة عندما تكون غير ملائمة للإمكانيات سوف ينتج عنها فشل أكيد.

ما هي مقومات نجاح إعداد خطة عمل تنفيذية؟

المقومات التي تعمل على إنجاح خطة العمل التنفيذية متعددة، ومن أهمها وأبرزها ما يلي:

• أن تقوم بتحديد هدف رئيسي للمشروع.
• أن تحدد المساهمين وكل صاحب دور فعال في خطة مشروعك.
• أن تشرك غالبية كوادر المشروع في وضع خطته الرئيسية.
• أن تمتلك معلومات كافية عن محددات مشروعك والمقومات المادية.
• أن تتوقع المشكلات وتضع حلول لها.
• أن تكون قادر على توقع بدائل لخطة العمل التنفيذية إذا لم تتمكن من تقديم النتائج المنتظرة منها.
• أن تضع خطوات منظمة وواضحة عند عمل الخطة.
• أن تضع جدول زمني من أجل تحديد طريقة تنفيذ الخطة.
• أن تسوق الخطة التنفيذية بصورة جيدة.

قد يهمك أيضًا: كيفية تصميم عملية التوظيف واختيار الموظفين

الصياغة الاستراتيجية والخطة التنفيذية

من المعروف أن صياغة الاستراتيجية الجيدة هو الذي يقود إلى تنفيذ خطة العمل التنفيذية بشكل فعال أكثر من المتعارف عليه، ولهذا بالتأكيد توجد علاقة لا يمكن الاستهانة بها بين الصياغة الاستراتيجية وخطة العمل التنفيذية التي تقوم بوضعها عدد كبير من الشركات، والتي من الممكن أن تصاغ كما يلي:

احتمالات النجاح 

تأتي هذه الاحتمالات من وجود تفاعل إيجابي بين صياغة الاستراتيجية بطريقة جيدة وبين تنفيذ الخطة التي تم وضعها بشكل جاد وناجح، وهذا يقود بالتبعية إلى الوصول إلى النتائج المخطط لها عبر الخطة التنفيذية.

احتمالات التعرض إلى المشاكل 

في العادة تنشأ هذه الاحتمالات عندما وضع خطة استراتيجية بصياغة جيدة، ومقابل ذلك من الممكن أن تواجه تنفيذ غير فعال وقليل الكفاءة وبطيء بخصوص الخطة التنفيذية التي تم وضعها.

احتمالات المغامرة 

يظهر مردود هذه الاحتمالات إذا كانت صياغة الاستراتيجية غير جيدة، عندما يتبعها تنفيذ خطة تنفيذية مؤثر وجيد وفعال، وهنا مستوى تنفيذ الاستراتيجية يظهر بشكل عام وكأنه مقبول.

على العكس نجد أن مواطن الضعف من الممكن أن تظهر بدون مقدمات تدل عليها، وهنا نجد أن هناك شركات تضع تلك المشكلة في اعتبارها، ويطلق على الأمر هنا موقف المغامرة الذي من اللازم أن توضع له خطة محسوبة من أجل التصدي للأمر مستقبلًا، كي لا تتفاجئ بأي أمر غير متوقع قد يترتب عليه التعرض لخسارة.

احتمالات الفشل 

في هذه الحالة في الحادة يتعرض المشروع للفشل بخصوص الخطة الاستراتيجية التي تم وضعها له، إذا ما كانت صياغة الخطة غير جيدة أو تم التنفيذ بشكل عشوائي غير منظم، أو بطريقة غير ذات فاعلية.

كيف أكتب خطة تنفيذية؟

• الوقوف على الأهداف الذكية هي أول خطوة عند كتابة الخطة التنفيذية.
• حدد المهام التي تكون في حاجة إليها لكي تكمل تحقيق الأهداف.
• ضع جدول زمني.
• حدد فريق العمل وحدد لكل فرد فيه مهمة.
• قم برصد التقدم الذي تحرزه.

ما الفرق بين الخطة التنفيذية و الخطة التشغيلية؟

• الخطة التنفيذية هي وصف أنشطة من اللازم أن يتم إنجازها بعناية من جانب أطراف معنية في المشروع كي تحقق الأهداف الاستراتيجية بشكل ناجح، وإلا تظل الخطة لا فائدة منها.
• الخطة التشغيلية: هي خطة تفصيلية تقوم برسم المهام التي تتم كل يوم من كل فرد أو قسم في المشروع عبر استراتيجية موضوعة من قبل، وتقوم بتقديم صورة عن عن طريقة التنفيذ بشكل واضح مع تبيان المسؤولين عن التنفيذ.

بينا لكم اليوم كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية بالتفصيل من أجل بدء مشروع مبني على أسس قوية منظمة لا تعتمد على العشوائية مما يزيد احتمالات النجاح، كما أوضحنا الفرق بين الصياغة الاستراتيجية والخطة التنفيذية.